Chiều ngày 11/8/2026, UBND xã Đại Phúc tổ chức tập huấn sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tập huấn sử dụng "Phòng họp không giấy” cho trưởng xóm các xóm trên địa bàn xã. Chương trình được tổ chức nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, điều hành của chính quyền địa phương.

Tại buổi tập huấn, các đại biểu là trưởng xóm trên địa bàn xã được hướng dẫn cài đặt, đăng nhập và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; thực hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến; cách tra cứu, khai thác tài liệu và nhận tài liệu phục vụ các cuộc họp trên thiết bị di động, máy tính. Nội dung tập huấn tập trung vào việc đưa hoạt động gửi, nhận văn bản giữa UBND xã và các xóm lên môi trường số, từng bước thay đổi phương thức quản lý, điều hành từ truyền thống sang điện tử. Theo đó, việc sử dụng hệ thống sẽ góp phần khắc phục những hạn chế trong phương thức gửi văn bản qua các nhóm Zalo như khó kiểm soát việc gửi – nhận, khó tra cứu văn bản, lưu trữ phụ thuộc vào thiết bị cá nhân và khó xác định chính xác thời điểm, người tiếp nhận văn bản.

Việc triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến các xóm được xác định là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của xã Đại Phúc. Trong bối cảnh xã đang thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, việc số hóa quy trình chỉ đạo, điều hành cần được thực hiện đồng bộ từ xã đến cơ sở. Trưởng xóm là một mắt xích trực tiếp trong quá trình triển khai nhiệm vụ của chính quyền đến người dân, vì vậy việc tham gia vào quy trình quản lý, điều hành trên môi trường số sẽ góp phần bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh chóng, thống nhất, hạn chế bỏ sót công việc và giảm thời gian, giấy tờ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các Trưởng xóm có trách nhiệm thường xuyên đăng nhập, kiểm tra, tiếp nhận văn bản trên hệ thống; chủ động bảo đảm thiết bị, kết nối Internet và tài khoản để phục vụ công việc. Zalo tiếp tục được sử dụng trong trường hợp cần thông báo nhanh, nhắc việc hoặc trao đổi nghiệp vụ, nhưng không sử dụng làm phương thức chính thay thế việc gửi, nhận văn bản trên hệ thống.

Sau phần hướng dẫn, các Trưởng xóm đã được hướng dẫn thực hành cài đặt, kiểm tra tài khoản, đăng nhập hệ thống, kiểm tra văn bản đến, mở và đọc văn bản, tra cứu văn bản đã nhận; đồng thời thực hành tiếp nhận tài liệu phục vụ cuộc họp trên “Phòng họp không giấy” và trao đổi, giải đáp các tình huống thường gặp trong quá trình sử dụng. Thông qua buổi tập huấn, UBND xã Đại Phúc hướng tới hình thành phương thức làm việc thống nhất trên môi trường số, từng bước nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành, góp phần xây dựng chính quyền số và thúc đẩy chuyển đổi số tại cơ sở.